5 señales que indican que tu Organización Sin Ánimo de Lucro necesita un CRM

En SocialMass entendemos que para las Organizaciones Sin Ánimo de lucro aplicar cambios puede ser una tarea compleja, ya que cuentan con recursos limitados. ¿Cómo saber si tu organización necesita un nuevo CRM?  Es importante resaltar que hay cambios necesarios que te ayudarán a tener una mejora en la comunicación con tus clientes y donantes, y de esta manera poder aumentar la recaudación de fondos.

A continuación encontrarás 5 señales que te ayudarán a definir si necesitas hacer un cambio en tu CRM, y de esta manera optimizar el manejo de la información de tu Organización Sin Ánimo de Lucro.

1. Uso de las hojas de cálculo:

   Excel no está diseñado para manejar la cantidad de datos que requiere una organización sin ánimo de lucro, y mucho menos para ejecutar una rápida y efectiva recaudación de fondos, digitales y de promoción.
   Si tienes un sistema de archivos de Excel es fácil que varios datos se pierdan en la transición de equipo, por eso la gestión de datos con este programa muchas veces implica que la información solo esta disponible para algunas personas, y dejan sin acceso a aquellas que hacen parte de la toma de decisiones, esto puede tener consecuencias para toda la organización. Siendo específicos las organizaciones sin ánimo de lucro con el crecimiento de sus suscriptores y donantes, necesitan hacer uso de una base de datos que le permita tener fácil acceso a la información y herramientas de administración de datos estándar en toda la organización.

2. Gastas la mayor parte del tiempo haciendo actualizaciones y exportando:

   Si sientes como si la mayor parte de tus días los pasas exportando o actualizando las datos del sistema, probablemente estas usando demasiadas bases de datos por funciones separadas, que no ofrecen la integración de información que necesitas.

   Lo ideal es que puedas trabajar con un sistema unificado de la información y de esta manera integrar otras tecnologías importantes, sin que sea un trabajo de recolección de datos manual. No solo mover los datos es lo que consume tiempo, cualquier error de ortografía o variación pueden causar que lo pierdas haciendo ese proceso. Esto implica que el personal puede durar esperando la información que necesitan para tomar una decisión , o en el peor de los casos que usen información equivocada por el tiempo de actualización de los datos.

3. No sabes lo que otro departamento esta haciendo:

   Tus clientes están siendo contactados por múltiples personas de tu organización, ya que están en diferentes listas como la recaudación de fondos por correo directo o por teléfono, listas digitales para la promoción y de programas para cualquier actividad voluntaria fuera de línea, esto es normal, pero es muy importante recordar que los clientes no ven que están hablando con tres departamentos diferentes, ellos están respondiendo a una organización.

   Es importante que los trabajadores de cada departamento comuniquen de que manera se han comunicado con los clientes, y que respuesta han recibido. Por ejemplo, el equipo de recaudación de fondos debe ser capaz de saber cuando sus donantes también son miembros con alto nivel de compromiso en su lista de correo, o voluntarios regulares en persona. Es muy importante que el personal de programa sepan cuando la gente interactúa con otros donantes, así ellos pueden agradecer la ayuda.

4. No tiene espacio para la personalización:

   Si constantemente se tropieza con la rígida estructura de su CRM, es probable que sea el tiempo de considerar un cambio. Las organizaciones sin ánimo de lucro, incluso las que trabajan en campos similares, tienen necesidades y prácticas únicas que se benefician al permitir la personalización que mejor se adapta a cada caso.

   Su CRM debería facilitarle la vida, permitiéndole ajustarla según sea necesario para ahorrar tiempo y maximizar el rendimiento. Cuando su base de datos no se puede ajustar para proporcionar exactamente lo que necesita el personal se puede sentir frustrado. Por otro lado, es posible que esté utilizando un sistema que necesite tanta personalización que parezca que básicamente lo está construyendo usted mismo o, lo que es peor, que deba contratar consultores para que lo hagan por usted. Cualquier extremo en lo que respecta a la personalización le costará tiempo y dinero. Si se siente identificado con lo anterior probablemente esté listo para buscar un CRM que tenga la estructura y las características que necesita, y también le permita hacer los ajustes que su equipo necesita para tener éxito.

5. Pasas demasiado tiempo entrenando:

   ¿El nuevo personal tarda meses en sentirse cómodo al usar su base de datos? ¿Hay funciones que nunca encontrarías a menos que te hayan dicho cómo acceder a ellas?

   Muchas bases de datos antiguas todavía tienen una funcionalidad sólida, aprender a utilizar el sistema es una capacitación extensa que cuesta un tiempo y recursos valiosos. Cuando un CRM no es intuitivo, las normas de uso en una organización tienden a vivir en la mente del personal que lleva más tiempo, arriesgándose a la pérdida de esa información debido a la transición del personal o la falta de capacitación. Los sistemas difíciles de aprender también aumentan el riesgo de que el personal cree sus propios métodos porque son más fáciles de entender (uso de hojas de Excel). Al final del día, el personal y los líderes sin fines de lucro quieren ahorrar tiempo, recaudar más dinero y maximizar el impacto de su trabajo.

Luego de ver estás 5 señales, es hora de tomar una decisión al respecto, su CRM es una herramienta que debe potenciar objetivos, y si el suyo lo detienen en lugar de impulsarlo hacia adelante, es hora de cambiarlo por algo mejor.